Veille réglementaire : le véritable problème n’est pas de connaître les lois mais de comprendre celles qui s’appliquent réellement à votre entreprise et comment.

Lorsque on évoque la  conformité réglementaire, beaucoup pensent immédiatement au service juridique ou aux spécialistes HSE, estimant qu’il s’agit d’une tâche qui incombe aux professionnels du secteur ; à mon avis, en revanche la conformité réglementaire a une incidence transversale sur presque toutes les fonctions de l’entreprise et sur ses objectifs stratégiques.

Personnellement, j’ai toujours considéré que l’une des tâches les plus importantes de la direction était de mettre en place un système structuré pour la veille réglementaire cependant, j’ai souvent été confronté à une indifférence substantielle à ce sujet, comme s’il ne s’agissait pas d’une question importante. Dans cet article, je vais essayer d’illustrer les avantages de gérer cet aspect de la vie de l’entreprise de manière rigoureuse et évoluée.

La conformité concerne presque toutes les décisions managériales :

• la stratégie d’entreprise
• la sécurité des travailleurs
• la gestion environnementale
• les processus de production
• la protection des données
• le choix des fournisseurs
• l’accès aux marchés internationaux
• etc.

La conformité des entreprises à l’ère de la complexité réglementaire

Réglementations en constante évolution, responsabilités civiles et pénales des dirigeants, contrôles de plus en plus fréquents : le contexte réglementaire auquel les entreprises sont confrontées est devenu extrêmement complexe et la capacité à identifier, comprendre et surveiller les obligations légales applicables est aujourd’hui un élément central de la gouvernance d’entreprise et de la gestion des risques.

Le risque n’est pas seulement d’enfreindre une loi. Le véritable risque est de ne pas savoir quelles obligations s’appliquent à votre activité.

• Comment prévenir les risques en matière de santé et de sécurité au travail sans connaître vos obligations en la matière?
• Comment être sûr de respecter les normes environnementales sans connaître leur évolution?
• Comment acheter et utiliser des machines sans être sûr qu’elles sont conformes aux directives et normes techniques en vigueur?
• Comment respecter les réglementations relatives aux contrats de travail, aux horaires, à la protection des travailleurs, aux obligations en matière d’assurance sociale et de prévoyance sans un système de mise à jour fiable?
• Comment s’assurer de respecter les obligations fiscales et comptables applicables sans un suivi continu de l’évolution de ces normes?

En bref : comment être sûr, à tout moment, de respecter toutes les obligations légales applicables à son activité?

Que signifie « compliance » ?

En droit contemporain, le terme « compliance » désigne l’ensemble des activités organisationnelles et des processus par lesquels une entreprise garantit la conformité de ses activités aux normes juridiques applicables, aux normes techniques et aux prescriptions réglementaires.

À mon avis, la conformité ne doit pas être interprétée comme un simple ensemble d’obligations formelles, mais comme un véritable système de gestion des risques juridiques. Un tel système comprend:

• l’identification des normes applicables à l’organisation
• l’analyse des obligations découlant de la législation
• l’intégration de ces obligations dans les processus de l’entreprise
• l’information et la formation du personnel
• le suivi des évolutions réglementaires
• la vérification périodique de l’état de conformité.

Dans cette perspective, la conformité constitue aujourd’hui un élément essentiel des systèmes modernes de gouvernance d’entreprise et des systèmes de gestion intégrés (qualité, environnement, santé et sécurité, sécurité alimentaire, protection des données, etc.).

Un cadre réglementaire de plus en plus complexe

L’un des principaux défis pour les entreprises est la complexité croissante du cadre réglementaire. Les organisations sont confrontées à un système à plusieurs niveaux composé :

• de la législation nationale et régionale;
• des règlements et directives européens ;
• des accords internationaux;
• des ordonnances et règlements techniques;
• des normes techniques internationales (par exemple ISO);
• des prescriptions émises par les autorités administratives ou les organismes de contrôle.

À cela s’ajoute le fait que les normes font l’objet de mises à jour constantes en raison de modifications législatives, de transpositions de directives européennes, d’évolutions technologiques, de nouvelles interprétations jurisprudentielles, de mises à jour des normes techniques, etc.

Pour de nombreuses entreprises industrielles et de services, le nombre de dispositions applicables s’élève à plusieurs milliers d’articles réglementaires.

Il n’est donc pas surprenant que même des professionnels expérimentés puissent rencontrer des difficultés pour identifier avec précision les obligations qui s’appliquent réellement à leur organisation.

Les risques juridiques de la non-conformité

Le non-respect des prescriptions réglementaires peut avoir des conséquences très importantes.

Dans de nombreux domaines (sécurité au travail, protection de l’environnement, sécurité des produits, sécurité alimentaire, protection des données), les violations peuvent entraîner des responsabilités pénales qui peuvent incomber aux administrateurs, dirigeants et responsables d’entreprise, mais aussi à des fonctions non dirigeantes telles que le chargé de sécurité, les responsables, etc.

Aux sanctions pénales et administratives s’ajoutent souvent des poursuites civiles avec obligation de dommages-intérêts, coûts d’assainissement ou de restauration de l’environnement, perte de réputation de l’entreprise.

Et parfois, une erreur apparemment banale, telle que la non-transmission d’un document ou l’impossibilité de prouver le respect d’une prescription lors d’un contrôle, suffit.

Pourquoi la gestion de la conformité est-elle si difficile ?

Dans la pratique, la gestion de la conformité réglementaire représente pour de nombreuses entreprises une activité complexe et souvent très coûteuse en termes de temps ; elle implique en effet :

• d’identifier toutes les normes applicables
• d’en comprendre les obligations
• de suivre les modifications législatives
• de répartir les responsabilités au sein de l’organisation
• de démontrer la conformité aux autorités ou aux organismes de certification.

Traditionnellement, ces activités sont réalisées à travers la lecture de newsletters des associations professionnelles, l’utilisation de bases de données réglementaires et, si nécessaire, des conseils juridiques externes. Cependant, ces outils présentent souvent des limites importantes.

Les limites des bases de données juridiques traditionnelles

Les bases de données juridiques sont des outils utiles pour la recherche réglementaire, mais elles n’ont pas été conçues pour gérer opérationnellement la conformité des entreprises.

En effet, elles fournissent des informations législatives génériques, sans filtrer le contenu en fonction des caractéristiques spécifiques de l’entreprise.

L’utilisateur se retrouve donc face à un volume énorme d’informations (souvent inapplicables) et doit procéder lui-même à l’interprétation juridique.

Par conséquent, ces plateformes répondent à la question :

« Quelles sont les règles en vigueur ? »

mais pas nécessairement à la question fondamentale pour l’entreprise :

« Quelles obligations s’appliquent concrètement à mon organisation ? »

L’évolution des plateformes numériques de conformité

Pour répondre à ces besoins, de nouvelles plateformes informatiques dédiées à la gestion de la conformité des entreprises ont été développées ces dernières années.

Leur principe est simple mais extrêmement efficace :

transformer la législation en un système structuré d’obligations opérationnelles directement applicables à l’entreprise.

Dans ces systèmes :

• la réglementation est analysée en amont par des experts
• les obligations sont identifiées et structurées par secteur économique, domaine réglementaire et catégorie thématique.

Sur la base de ces informations, une base de données réglementaire entièrement personnalisée pour l’entreprise est ensuite créée.

L’organisation peut ainsi accéder directement aux obligations réellement applicables, sans avoir à analyser l’ensemble du corpus législatif.

Des informations ciblées pour chaque fonction de l’entreprise

Les plateformes les plus avancées permettent également de diffuser les informations réglementaires au sein de l’organisation.

Chaque fonction de l’entreprise peut recevoir :

• les obligations relevant de sa compétence
• les notifications relatives aux mises à jour réglementaires
• les outils permettant de vérifier la conformité.

Par exemple :

• les chargés de la sécurité suivent les obligations en matière de santé et de sécurité
• les responsables de l’environnement suivent les obligations environnementales
• les RH suivent les obligations relatives au droit du travail.

De cette manière, la conformité devient un processus partagé dans toute l’organisation.

Outils opérationnels pour gérer la conformité

Les plateformes les plus avancées permettent également de suivre l’ensemble du cycle de vie d’une norme, de la phase de projet à l’approbation du texte réglementaire jusqu’à son entrée en vigueur ; cela permet aux entreprises d’anticiper les effets des nouvelles réglementations et de planifier à temps les actions nécessaires.

Les mises à jour sont généralement communiquées par le biais :

• de notifications automatiques aux utilisateurs ;
• de bulletins périodiques sur les nouveautés réglementaires ;
• d’articles d’approfondissement rédigés par des experts.

Ces outils sont particulièrement utiles pour démontrer la conformité aux exigences des normes de gestion (par exemple ISO), qui nécessitent un suivi systématique des obligations légales applicables.

Les avantages pour les entreprises

L’adoption de systèmes numériques avancés pour la gestion de la conformité permet aux entreprises d’obtenir plusieurs avantages :

• meilleure identification des obligations réglementaires applicables ;
• réduction du risque de violations législatives ;
• plus grande efficacité organisationnelle ;
• meilleure répartition des responsabilités internes ;
• soutien aux audits et aux systèmes de gestion certifiés ;
• meilleure capacité à démontrer sa conformité aux autorités.

Dans un contexte caractérisé par une grande complexité réglementaire, ces outils permettent aux entreprises de transformer la conformité d’une activité réactive en un processus organisationnel structuré.

Et dans votre entreprise, comment effectuez-vous la veille règlementaire et la vérification de la conformité légale ?