Nella mia lunga attività professionale ho svolto alcune migliaia di audit in parecchie centinaia di imprese per un totale che sfiora i 4000 giorni.
Di solito, quando si parla di audit si intendono gli audit sulle norme ISO dei sistemi di gestione (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 le più comuni) ma in realtà la definizione di audit si applica a numerose tipologie ed in particolare:
- audit interni dei sistemi di gestione;
- audit di seconda parte presso fornitori;
- audit di terza parte a fini di certificazione;
- audit di compliance normativa;
- audit di due diligence;
- audit tematici o specialistici.
Anche se le tecniche di auditing sono comuni a tutti i tipi di audit le finalità, la metodologia, i soggetti coinvolti ed i risultati attesi differiscono.
Nella gestione moderna delle imprese, gli audit rappresentano uno degli strumenti più importanti per verificare il funzionamento dell’organizzazione, assicurare la conformità normativa e migliorare i processi aziendali; l’audit risponde infatti a molteplici esigenze aziendali:
- valutare l’efficacia dei sistemi di gestione;
- verificare il rispetto delle norme tecniche e degli standard internazionali;
- garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti;
- monitorare i rischi operativi e legali;
Comprendere le caratteristiche di ciascuna tipologia di audit è essenziale per garantire che tali strumenti siano utilizzati in modo efficace e coerente con gli obiettivi dell’organizzazione.
Esamineremo di seguito brevemente le caratteristiche di ogni tipo di audit, partendo da quelli meno esigenti per andare verso quelli più critici ma prima diamo alcuni principi basilari, validi per tutti tipi di audit.
Che cos’è un audit
In molti contesti, la parola “audit” è ancora percepita come sinonimo di controllo o ispezione, in realtà, nelle organizzazioni evolute l’audit è soprattutto uno strumento di governance e di miglioramento continuo.
Secondo la norma ISO 19011, che costituisce il riferimento internazionale per la conduzione degli audit dei sistemi di gestione, un audit è:
“un processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze oggettive e valutarle al fine di stabilire in quale misura determinati criteri siano soddisfatti”.
Tre elementi sono quindi fondamentali, la sistematicità (l’audit segue un metodo strutturato), l’indipendenza (l’auditor non deve essere coinvolto nelle attività che sta verificando), le evidenze oggettive (le conclusioni devono basarsi su fatti verificabili).
Indipendentemente dal tipo di audit, alcune tecniche restano fondamentali quali il basarsi sui documenti (procedure, registrazioni, autorizzazioni e rapporti tecnici), l’effettuare interviste e colloqui con il personale per comprendere come le attività vengono realmente svolte, la verifica diretta delle attività operative tramite osservazioni sul campo.
L’audit, quindi, non è un interrogatorio né un’ispezione repressiva ma piuttosto un processo strutturato di analisi e comprensione dei processi aziendali. L’auditor deve sempre distinguere chiaramente tra:
- evidenze oggettive;
- interpretazioni personali
e deve farlo assicurandosi di aver analizzato un campione rappresentativo di documenti o processi.
Audit interni dei sistemi di gestione
Gli audit interni sono previsti come attività obbligatoria da tutte le principali norme sui sistemi di gestione (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ecc.) e servono a verificare se il sistema di gestione aziendale è:
- conforme ai requisiti della norma applicabile
- correttamente implementato
- efficace nel raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione.
L’audit interno non dovrebbe essere vissuto come un controllo punitivo bensì come strumento per identificare opportunità di miglioramento.; per questo motivo l’auditor interno dovrebbe mantenere un atteggiamento costruttivo, collaborativo ed orientato alla comprensione dei processi.
Suggerimento: siate empatici nei confronti delle persone che intervistate, soprattutto all’inizio, fate capire che siete dalla loro parte e che lo scopo è lo stesso ovvero migliorarsi.
Audit di seconda parte presso i fornitori
Gli audit di seconda parte sono quelli effettuati da un’azienda presso i propri fornitori o partner.
L’obiettivo è molto pratico ovvero verificare se il fornitore è in grado di soddisfare i requisiti contrattuali e le specifiche tecniche concordate, eventualmente estendendo la verifica agli standard qualitativi, ambientali o di sicurezza che si richiedono ai fornitori.
In molti settori industriali questi audit sono giustamente diventati uno strumento essenziale di gestione della supply chain.
In questo contesto l’auditor deve trovare il giusto equilibrio tra rigore tecnico, capacità relazionale e diplomazia professionale.
La particolarità di questi audit è che l’auditor non dovrebbe concentrarsi sulle procedure interne del fornitore bensì sui processi che incidono sulla loro capacità di fornire prodotti e servizi conformi a quanto richiesto dal committente. L’obiettivo non è identificare problemi ma trovare delle soluzioni che rafforzino l’affidabilità del rapporto di fornitura.
Un caso particolare di audit seconda parte è quello svolto presso appaltatori; in questo caso gli aspetti legati alla protezione dell’ambiente ed alla sicurezza dei lavoratori dovrebbero essere seriamente presi in considerazione poiché potrebbero avere degli impatti di tipo legale anche per il committente.
Suggerimento: concentratevi sulle forniture recentemente consegnate o sulle prestazioni più recenti, cercate di parlare il loro linguaggio e siate pratici, non siete lì per discutere di come gestiscono l’azienda ma di come farvi ottenere forniture conformi o servizi all’altezza delle vostre esigenze
Audit di terza parte (audit di certificazione)
Gli audit di terza parte sono condotti da organismi indipendenti di certificazione; ll loro scopo è verificare se l’organizzazione soddisfa i requisiti di una norma internazionale (nella maggior parte dei casi ISO 9001/14001/45001).
Gli auditor di certificazione devono operare con imparzialità, indipendenza e neutralità. Il loro ruolo non è quello di fornire consulenza, ma di valutare la conformità del sistema di gestione.
Suggerimento: tenete sempre un atteggiamento aperto, disponibile e trasparente ma allo stesso tempo non fatevi imbrogliare da chi vuole perdere troppo tempo o gira intorno alle domande senza dare risposte precise; accettate le prassi aziendali purché possano essere giudicate conforme ai requisiti normativi.
Audit di compliance normativa
Gli audit di compliance sono specificamente orientati a verificare se l’organizzazione rispetti gli obblighi derivanti dalle leggi e dai regolamenti applicabili.
Sono particolarmente importanti in ambiti quali la salute e sicurezza sul lavoro, la tutela dell’ambiente, la sicurezza alimentare, ecc.
Durante questo tipo di audit l’auditor deve verificare, tra l’altro:
- autorizzazioni e licenze
- registrazioni obbligatorie
- procedure operative
- documentazione tecnica
- prove di conformità.
Questo tipo di audit è spesso richiesto anche dalle norme ISO, che prevedono la valutazione periodica della conformità legislativa.
Suggerimento: preparate preliminarmente una check list normativa e focalizzate le domande sugli aspetti più rilevanti in termini di conformità legale; valutate la gravità dell’eventuale mancanza per stabilire una classificazione dei rilievi in funzione dell’impatto negativo (incidenti/infortuni, sanzioni, perdita di clienti o di reputazione, ecc.)
Audit di due diligence
Gli audit di due diligence sono generalmente svolti nel contesto di operazioni straordinarie, quali acquisizioni aziendali, fusioni, investimenti e cessioni di attività.
L’obiettivo è identificare eventuali rischi legali, tecnici o ambientali associati all’azienda oggetto dell’operazione. Anche la due diligence può riguardare diversi aspetti:
- tutale ambientale;
- sicurezza sul lavoro;
- fiscale;
- tecnico-operativo…
In questo tipo di audit l’auditor deve adottare un approccio, analitico, prudenziale ed orientato alla valutazione del rischio.
Il risultato dell’audit non è una semplice constatazione di conformità, ma una valutazione complessiva dei rischi associati all’organizzazione esaminata.
Suggerimento: siate sempre vigili e rigorosi: il vostro committente si aspetta di avere un rapporto dettagliato e preciso che gli indichi chiaramente dove sono i rischi maggiori. Se avete dubbi, chiedete approfondimenti ai vostri interlocutori, non lasciate niente in sospeso.
Gli audit come strumento di governance
In un contesto normativo e operativo sempre più complesso, gli audit rappresentano uno strumento fondamentale per migliorare i sistemi di gestione, garantire la conformità normativa, valutare i rischi operativi e legali, rafforzare la governance aziendale.
Quando sono condotti con metodo, indipendenza e professionalità, gli audit diventano uno dei pilastri del miglioramento continuo nelle organizzazioni moderne.
Ogni tipo di audit tuttavia richiede una preparazione ed un atteggiamento diverso, adatto all’obiettivo che si prefigge.
Nella vostra esperienza, quale tipo di audit è oggi il più difficile da gestire: audit interni, audit di certificazione o audit di compliance normativa?
